Alles controleren, behalve het weer en Harry Potter
Voor een bedrijf als Kinepolis is het niet altijd evident om de resultaten accuraat te voorspellen. Die worden deels beïnvloed door onvoorspelbare en oncontroleerbare factoren zoals het weer of blockbusters zoals Harry Potter die plots worden uitgesteld. Een goede controle van de beheersbare factoren is dan des te belangrijker. Daarom heeft Kinepolis de voorbije jaren zwaar geïnvesteerd in corporate performance management (CPM).
Kinepolis is een internationale speler in de bioscoopsector, met vestigingen in België, Frankrijk, Zwitserland, Spanje en Polen. Elk jaar wordt het belangrijker om de cijfers ten gronde te analyseren. De onderneming beschikte wel over een budgetteringtool en een behoorlijke rapporteringsoftware (Frango) gekoppeld aan Executive Viewer, een BI-tool van Cognos die zowel met ‘pivot tables’ als met ‘drilling’ vlot overweg kan. Maar er was meer nodig om het bedrijf efficiënt te managen.
Met de komst van Eddy Duquenne als CEO, naast Joost Bert, veranderden de verwachtingen rond business intelligence. "Meten is weten" is zowat zijn lijfspreuk, en daarvoor was onder meer een integratie van gebudgetteerde en gerapporteerde cijfers noodzakelijk. Die integratie was niet alleen belangrijk voor financiële gegevens, maar zeker ook voor operationele data. Een CPM-omgeving dus.
Van top tot cola
De keuze viel op Cognos TM1, dat zowel budgettering en forecasting als analyse en rapportering combineert. Kinepolis was bovendien al sinds jaren een Cognos-klant, al was het maar omdat alle door hen gebruikte BI-software gaandeweg door Cognos werd overgenomen, zoals in het geval van rapporteringsspecialist Frango.
In de loop van 2008 werden de budgetcijfers voor dat jaar in TM1 ingeladen, en gaandeweg ook de actuele cijfers. Daarmee was al een eerste maal de vergelijking tussen budget en resultaat mogelijk. Eind 2008 werd ook het budget voor 2009 ingeladen, en vanaf dit jaar kunnen de binnenlopende resultaten (ingeladen via een flat file vanuit het ERP-systeem ‘IBS Enterprise’ van IBS) continu worden vergeleken met wat vooraf werd gebudgetteerd. Dat gaat van het allerhoogste niveau tot het meest elementaire, zoals het aantal verkochte cola’s in é&eeacute;n specifieke vestiging.
Die gedetailleerde vergelijking is nuttig om verschillende redenen, vindt Raf Mennes, project en development manager van Kinepolis Groups F&A afdeling: "Ten eerste zie je veel beter waar er iets anders loopt dan voorzien, en kan je dus ook snel bijsturen. Maar minstens even belangrijk: de budgetverantwoordelijken krijgen nu meer wapens in handen om hun budget optimaal te besteden. Ze kunnen sneller en accurater reageren, maar hebben ook een grotere verantwoordelijkheid aangezien ze precies weten wat er gaande is." Bovendien merkt Mennes op dat het afchecken van de reële cijfers met de gebudgetteerde en geplande cijfers ook andere mogelijkheden biedt, zoals het uittesten van nieuwe scenario’s. "Om een heel banaal voorbeeld te nemen: sinds kort hebben we het onderhoud van één toilet in eigen beheer genomen, terwijl dat elders wordt uitbesteed. Nu kunnen we vrij snel de gevolgen van die wijziging opvolgen. Tot op zekere hoogte dan toch."
Next stop: CRM
Kinepolis wil ook de volgende stap zetten: de gebruikerservaring meten op basis van bezoekersfeedback. "Bioscopen zijn heel bijzonder in dat opzicht", legt Mennes uit. "Weinig branches hebben zo’n intens contact met hun klant maar tegelijk zo weinig interactie. In een volgende fase willen we de bezoekers met feedbackformulieren naar hun ervaring polsen, zodat we ook de tevredenheid in kaart kunnen brengen en vooral verbeteren. Zo zijn we ook beter gewapend om ingrijpende beslissingen te nemen, zoals een tijdje geleden met de reservatie van zitjes in de zaal." Daarvoor zal weldra ook een nieuw CRM-systeem worden ingevoerd, dat eveneens op het TM1-platform kan worden gekoppeld. En tussendoor wil Kinepolis Group dit jaar ook zijn vijfjarenplan in het budget- en forecastgedeelte van het platform verwerken.
Dat ze het project van het voorbije jaar zonder noemenswaardige problemen hebben overleefd, danken ze voor een goed deel aan de in-house kennis die parallel met de implementatie door dienstenpartner Aexis werd opgebouwd. "Zo moesten we niet telkens naar onze partner bellen als er iets fout liep, of moest bijgestuurd worden, want dat leidt vaak tot onnodige frustraties." Eén foutje toch waar ze de nodige lessen uit getrokken hebben: al te gevulde schermen in de nieuwe software blijken niet altijd een goed idee. "Als er veel info op een scherm verschijnt, moet die ook uit de achterliggende database worden getrokken, wat vaak lange reactietijden tot gevolg heeft. Daarom brengen voortaan enkel de informatie die voor die persoon en voor dat overzicht relevant is", aldus Mennes.
