Hoe werkt e-mail?

 
Hoewel chatapplicaties zoals Slack ook op de werkvloer doorbreken, blijft e-mail in veel bedrijven de belangrijkste vorm van digitale communicatie. Tot soms grote frustratie ploeteren we ons dagelijks door een inbox die maar niet leeg lijkt te raken, en toch blijven we ook zelf massaal mails versturen.
 
E-mail is een belangrijk deel van ons dagelijks leven. We kijken onder de motorkap om beter te begrijpen hoe deze oeroude technologie precies werkt.
[related_article id=”172100″]

Wat is e-mail?

E-mail staat voor electronic mail en vindt zijn oorsprong in 1971, toen Ray Tomlinson de allereerste e-mail verzond over het ARPANET-computernetwerk, zeg maar de voorloper van het internet. Daarvoor konden al berichten worden verstuurd tussen terminals die met dezelfde mainframe verbonden waren, maar het was Tomlinson die als eerste een ander systeem adresseerde en daarbij het ‘@’-symbool gebruikte.
 
Het duurde evenwel nog tot 1995, toen het internet meer algemeen toegankelijk werd, vooraleer e-mail populair werd bij het grote publiek. Die populariteit is te danken aan het feit dat e-mailen gratis, onmiddellijk en gemakkelijk is. Nochtans gaan er achter die schijnbare eenvoud enkele ingewikkelde processen schuil.
 

Van zender naar ontvanger

Om een e-mail te versturen, heb je het e-mailadres van de ontvanger nodig. Dat heeft altijd de vorm [gebruiker]@[domein]. Zo adresseer je een e-mail aan onze redactie aan redactie@smartbiz.be. Wanneer je in je e-mail client op de verzendknop drukt, wordt de e-mail verstuurd naar een uitgaande mailserver via het Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
 
De SMTP-server werkt als je lokale postkantoor. Hij controleert het e-mailadres en weet zo naar waar je mail moet worden gestuurd. De SMTP-server kan evenwel niet zonder hulp de domeinnaam interpreteren. Daarvoor wordt contact gemaakt met een Domain Name System (DNS)-server. Een DNS-server kan je vergelijken met een telefoonboek voor het internet. De domeinnaam smartbiz.be wordt zo gekoppeld aan het IP-adres 178.208.39.219. Vervolgens wordt aan de hand van een Mail Exchange (MX)-record vastgesteld op welke locatie de mailserver van het betreffende domein zich bevindt.
 
Met die informatie kan de SMTP-server je e-mail over het internet doorsturen naar het domein van de ontvanger, waar de Mail Transfer Agent (MTA) hem in ontvangst neemt. In onze analogie wordt jouw post in deze fase door je lokale postkantoor via een distributiecentrum naar dat van de ontvanger overgebracht. De MTA heeft uiteindelijk de taak van postbode en zorgt ervoor dat de e-mail in de mailbox van de ontvanger terechtkomt.

POP en IMAP

Je mailbox bekijken kan op twee manieren. De meeste e-mailproviders bieden een webinterface aan waarop je kan inloggen om je mails te checken. Dat kan via elke webbrowser vanop eender welk apparaat, zolang je een internetverbinding hebt.
 
Wil je e-mails ook offline kunnen raadplegen, dan heb je een e-mailprogramma nodig. Het bekendste is Outlook van Microsoft, maar er bestaan nog heel wat andere (gratis) alternatieven zoals Mozilla Thunderbird of eM Client.
 
Heb je al eens zo’n e-mailprogramma ingesteld, dan ben je de termen POP en IMAP wellicht al tegengekomen. Beide protocollen worden gebruikt om je mails van de webserver naar de e-mail client te downloaden, met één groot verschil.
 
POP staat voor Post Office Protocol en werkt vergelijkbaar met het leeghalen van je brievenbus. Je opent je virtuele brievenbus, haalt alle nieuwe e-mails eruit en gaat weer weg. Je hoeft daarna niet meer online te blijven om ze te raadplegen. Nadat nieuwe e-mails via POP zijn gedownload, worden ze van de mailserver verwijderd, tenzij je hebt ingesteld dat er nog een kopie wordt bewaard.
 
POP is éénrichtingsverkeer. De e-mail client communiceert niet terug naar de server over de status van je e-mailberichten, het beheer gebeurt volledig lokaal. Dat is geen probleem wanneer je je e-mails altijd vanaf hetzelfde apparaat raadpleegt, maar de realiteit is vandaag anders. We checken e-mails op onze smartphone onderweg om ze pas later op onze laptop te beantwoorden. POP schiet dan tekort. De e-mails die je reeds op je smartphone hebt gelezen en geklasseerd, verschijnen opnieuw als ongelezen op je laptop, en dat is dan nog op voorwaarde dat je een kopie op de server hebt bewaard.
[related_article id=”170795″] IMAP pakt de zaken slimmer aan. Dat acroniem staat voor Internet Message Access Protocol en maakt tweewegscommunicatie mogelijk. Het beheer van je e-mails wordt gesynchroniseerd tussen client en server. Alle e-mailberichten worden standaard op de server bewaard en de status wordt voor al je apparaten aangepast wanneer je een nieuwe mail opent, verplaatst naar een andere map of verwijdert.
 
IMAP werkt ook offline. Alle aanpassingen die je in een client op je laptop of smartphone uitvoert, worden dan naar de server gecommuniceerd van zodra je opnieuw verbinding met het internet maakt. Omdat al je e-mails in de cloud worden bewaard, kan opslagcapaciteit na verloop van tijd een probleem worden. Gelukkig zijn e-mailberichten bijzonder licht en wordt cloudopslag en bandbreedte steeds goedkoper.
 

Te grote bijlagen

Net zoals je via de post naast brieven ook pakketjes kan verzenden, kunnen aan e-mails bestanden als bijlage worden toegevoegd. Hoewel er geen technische limiet is aan hoe groot zo’n e-mailbijlage kan zijn, leggen e-mailproviders wel een arbitraire limiet op om bandbreedte te sparen.
 
Die limiet is helaas nog niet mee geëvolueerd met de toegenomen capaciteit van breedbandinternet en verschilt bovendien per provider. Gmail laat bijvoorbeeld e-mailberichten tot 25 MB toe, terwijl de limiet bij Outlook.com op 10 MB ligt. Stuur je een e-mail vanaf een Gmail-adres naar een Outlook.com-adres, dan mag die niet groter dan 10 MB zijn. Is de e-mail toch groter dan 25 MB dan zal hij de Gmail-server wel kunnen verlaten, maar tegengehouden worden door de server van Outlook.com.
 
Daarbij moet je er bovendien nog rekening mee houden dat een bestand tot ongeveer 37 procent groter wordt wanneer je het als e-mailbijlage toevoegt. Dat komt omdat het bestand wordt geëncodeerd om compatibel te zijn met de Multiple Internet Mail Extensions (MIME)-standaard die de structuur en codering van e-mailberichten vastlegt. Een origineel bestand van 20 MB zou zo de limiet van 25 MB toch kunnen overstijgen.
 
https://www.smartbiz.be/achtergrond/173593/3-tips-om-je-inbox-te-beheersen-en-tijd-te-winnen/