18 juni 2020 12:00

Telewerken: hoe begin je daar nu aan?

Een handleiding die de belangrijkste stappen bespreekt die je onderneming moet nemen richting telewerken, en enkele softwaretools die je daarbij op weg helpen.

Voor heel wat mensen is telewerken al de norm. Maar we zijn er nog lang niet. Een rapport van de Federale Overheidsdiensten Mobiliteit en Vervoer uit 2018 leert ons dat momenteel ongeveer 17 van de werkende bevolking aan telewerken doet. Uit datzelfde rapport blijkt ook dat hoe groter de werkgever is, hoe meer er aan telewerk wordt gedaan. Maar dat hoeft zeker niet de norm te zijn. Want ieder bedrijf – groot of klein – heeft recht op telewerk.

Maar hoe begin je als bedrijf aan deze opdracht? Je wil immers je werknemers kunnen aansturen, een beetje controleren en zeker zijn dat ze effectief werken. In dit artikel geven we je een beknopt stappenplan mee om als onderneming de eerste stappen te kunnen zetten richting een (gedeeltelijke) balans tussen kantoor- en telewerk.

STAP 1: Stel jezelf de vraag ‘waarom?’

Fantastisch. Je hebt als ondernemer besloten om te starten met telewerk binnen je organisatie. Afhankelijk van de grootte van je onderneming zal je als bedrijfsleider merken dat er verschillende manieren zijn om hiermee aan de slag te gaan. Als je bedrijf bijvoorbeeld al vertrouwd is met zelfstandigheid en vertrouwen, dan zal deze stap mogelijk minder belangrijk zijn. In de eerste stap ga je je de vraag stellen waarom telewerk een goede zaak voor je organisatie is.

Je zal immers ook verschillende medewerkers moeten overtuigen van het concept ‘telewerk’. Het kan altijd zijn dat mensen argwanend zijn of telewerk zelfs niet zien zitten. Bereid de overstap daarom goed voor en leg jouw visie op telewerk binnen de onderneming vast op papier.

Bekijk de voor- en nadelen
Kies drie voordelen die jij belangrijk vindt om je organisatie draaiende te houden bij telewerk
Zet je visie op papier en gebruik deze om je medewerkers te motiveren
Opgelet: bedrijven met meer dan 50 werknemers zijn verplicht om de vakbond hierover te informeren

STAP 2: Geef telewerken vorm

Nadat je de voor- en nadelen hebt gewikt en gewogen en je visie duidelijk gecommuniceerd hebt met alle betrokken partijen, gaan we nu het telewerk meer vorm geven. Over vorm gesproken. Het is belangrijk dat je ook op de hoogte bent van verschillende soorten telewerk. Vaak denken we meteen aan thuiswerk, maar in sommige gevallen kan dat ook op andere locaties dan thuis zijn. Denk daarbij aan telewerken vanuit een ander kantoor dan waar je vast werkt of telewerken vanuit een kantoorbus, het kan allemaal.

Structureel telewerken

In overleg met je medewerkers leg je de momenten van telewerken vast in het arbeidscontract. Dat kan een tijdsverdeling op regelmatige basis zijn. Bijvoorbeeld: werknemer A werkt elke week op woensdag thuis en werknemer B werkt elke maandagnamiddag thuis.

Occassioneel telewerken

Naast een vaste tijdsverdeling zou je er als werkgever ook voor kunnen kiezen om je werknemers zelf meer vrijheid te geven. Dat wil zeggen dat je werknemers op onregelmatige basis aan telewerk doen en dat ze te allen tijde toegang hebben tot de relevante tools om dat thuiswerk te kunnen leveren.

Wie?

Helaas is het niet voor elke functie mogelijk om thuis te werken. Bijvoorbeeld onthaalmedewerkers of magazijniers kunnen dat niet. Verder is het als ondernemer zelf te bepalen wie je ruimte geeft voor telewerk. In sommige bedrijven wordt dat bijvoorbeeld 3 maanden nadat je bent aangenomen besproken om eerst een vertrouwensband aan te leggen.

STAP 3 Bepaal je aanpak

Je bent goed op weg. We kennen nu de visie, je weet hoe je medewerkers erover denken en je beseft de verschillen- de verplichtingen en vormen van telewerk die er zijn. Nu komt het erop aan dat je als onderneming je medewerkers gaat voorzien van voldoende praktische middelen zodat telewerk een vast onderdeel van jouw organisatie kan zijn. Daarbij bespreken we 3 belangrijke pijlers die zowel door jou als door de medewerker moeten vastgelegd worden.

De werkplek

Heeft de medewerker toegang tot een veilige, rustige en vooral praktische werkplek? Indien de werknemer niet kan voldoen aan de noden kan je hem als werkgever daarin bijstaan. Bijvoorbeeld door een monitor of bureaustoel te voorzien.

Tools & software

Digitalisering is het puntje waar heel wat ondernemers kritisch over zijn. Ze biedt namelijk honderden kansen maar kan er ook voor zorgen dat je medewerkers meer afgeleid zijn. Welke tools kunnen je helpen om telewerken werkbaar te maken?

De werknemer zelf

Ziezo. Na de visie, vorm, voor- en nadelen ga je nu je te- lewerkplek voorzien van de nodige tools en hardware. Je werknemer kan in principe meteen beginnen met telewer- ken. Maar één van de belangrijke aspecten in dit concept is de overeenstemming van de visie van de ondernemer met die van de werknemer. Je medewerkers moeten immers volledig achter de manier van werken staan en zich hier en daar willen aanpassen. Zorg dat je als ondernemer ook doet blijken dat je je medewerkers vertrouwt.

Bestandsdeling & Samenwerken	Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Office), Google Docs, intranet, Citrix, Dropbox Klein of groot, het maakt niet uit hoeveel werknemers je onder je dak hebt. Iedereen moet samenwerken. En om efficiënt samen te werken vanop je thuisbureau zijn er tegenwoordig heel wat handige tools. Als eerste is het noodzakelijk dat alle documenten die je aanmaakt in de cloud staan. Denk daarbij aan OneDrive, Dropbox of G-Suite Docs. Op die manier kunnen je werknemers snel en gemakkelijk documenten met elkaar delen vanop afstand. In grotere bedrijven wordt vaak gebruik gemaakt van een ‘intranet’ of loggen werknemers van thuis uit in op hun pc op het werk. In kleinere bedrijven komt dat minder vaak voor omdat de kosten daarvoor redelijk hoog liggen. Maar wie veel werk- nemers heeft en een vaste IT-verantwoordelijke kiest beter voor een vaste omgeving voor zijn werknemers.
Communicatie & Organisatie	Slack, Outlook, Microsoft Teams, Skype, Zoom, Webex, Join me, Yammer, Trello, Asana, Proofhub In dezelfde lijn van samenwerken ligt communicatie en organisatie. Geen efficiënt team zonder de nodige tools om een overzicht te houden en met elkaar in contact te blijven. Ook hier is het niet van belang of je bedrijf veel of weinig werkne- mers heeft. Al deze tools zijn inzetbaar voor bijna alle bedrijven. Slack wordt gebruikt voor snelle communicatie met korte berichten of mededelingen aan je werknemers, Teams/Skype/Zoom/Webex voor meetings. Trello en Asana zijn dan weer de digitale prikborden die je zullen bijstaan bij het telewerk. Gedaan met gele post-its, Trello neemt het van hier wel over.
Marketing	Facebook Creatorstudio, Canva, Hootsuite, Buffer, Adobe Creative Cloud Ook voor je marketeers en communicatiespecialisten is telewerk perfect haalbaar. Met deze talloze tools hebben je werk- nemers geen vaste werkplek nodig en kunnen ze al hun marcom-taken uitvoeren van thuis uit. Facebook heeft door de jaren heen zijn Creatorstudio heel wat uitgebreid waarbij functies uit Hootsuite of Buffer steeds vaker ingebakken zijn. Voor lay-out en grafische opdrachten zijn programma’s als Canva en Adobe CC dan weer de beste vrienden van je mar- com-medewerkers.
Hardware	Laptop, monitor, toetsenbord, muis, bureaustoel, headset In de meeste bedrijven krijgen werknemers het nodige materiaal van het werk. Vaak gaat het dan om een laptop of smartphone. Daarbij vergeet men soms dat veel medewerkers niet echt voorzien zijn van een goeie monitor, toetsenbord of zelfs bureaustoel. Ga daarom constructief in overleg met je werknemers en probeer een regeling te treffen waar jullie beide mee akkoord kunnen gaan.