Wereld Back-up dag: hoe veilig is uw data?

De hoeveelheid gegevens die we tegenwoordig elk afzonderlijk verzamelen is enorm – bestaande uit foto’s, video-inhoud, muziek, games, enz. Deze moeten gemakkelijk toegankelijk zijn en ook goed worden onderhouden. Als opgeslagen gegevens op enigerlei wijze worden aangetast, kunnen kostbare herinneringen aan tijd met vrienden en familie, bereisde plaatsen of genoten ervaringen eenvoudigweg volledig verdwijnen. Dit is niet alleen frustrerend, maar kan vaak ongelooflijk schokkend zijn. In een werkomgeving kunnen slechte back-uppraktijken leiden tot operationele inefficiëntie en een nadelig effect hebben op de inkomsten van bedrijven. Daarom is het van essentieel belang om regelmatig back-ups te maken – thuis en op kantoor.

World Backup Day

De World Backup Day, die jaarlijks op 31 maart wordt gehouden, is de afgelopen tien jaar steeds populairder geworden en Toshiba is een van de grootste voorstanders. Deze dag is bedoeld om te wijzen op het belang van een volledig gedefinieerde back-upstrategie om de integriteit van opgeslagen gegevens op lange termijn te waarborgen. Door mensen te leren regelmatig back-ups te maken, kan het risico van onherstelbaar gegevensverlies worden beperkt.

Uit onderzoek van verschillende organisaties is gebleken dat slechts een klein deel van de mensen regelmatig back-ups van hun gegevens maakt. Nog verontrustender is dat een groot deel van onze voortdurend gegevens genererende bevolking helemaal nooit een back-up maakt – waardoor ze blootstaan aan aanzienlijke risico’s op gegevensverlies.

Waarom back-ups maken?

De motieven voor het maken van back-ups zijn talrijk en divers. Hier volgen enkele van de meest opvallende:

• Consumentenelektronica en draagbare computerproducten, zoals smartphones en tablets, zijn uiteraard een doelwit voor criminelen en kunnen worden gestolen (samen met alle gegevens die erop zijn opgeslagen).
• Naast het risico van diefstal van dergelijke apparatuur kunnen deze artikelen regelmatig per ongeluk zoekraken.
• Bovendien kunnen er grote storingen optreden – vooral tegen het einde van de levensduur van de apparatuur.
• Malware wordt tegenwoordig aangetroffen op een groot deel van de computers – uit cijfers van Statista blijkt dat het aantal ontdekte malware-aanvallen op jaarbasis bijna 6 miljard bedraagt.
• Opgeslagen bestanden kunnen gemakkelijk per ongeluk worden verwijderd.

Een back-up strategie opstellen

Er is geen standaardaanpak voor het maken van back-ups. Er zijn tal van factoren die in overweging moeten worden genomen alvorens te bepalen met welke regelmaat back-upactiviteiten zullen worden uitgevoerd, welke opslagmethoden het meest geschikt zijn en waar de opslagmiddelen zich moeten bevinden.

Er moet worden besloten welke opslagmedia zullen worden gebruikt. Externe harde schijven (HDD’s) bieden een robuuster alternatief met een grotere capaciteit en een snellere werking dan USB-geheugensticks. Toch zijn ze nog steeds zeer draagbaar en handig in gebruik. Budget, prestaties, capaciteit, interoperabiliteit en veiligheid zijn allemaal van invloed op de keuze van een harde schijf. Esthetiek en vormfactor kunnen ook van invloed zijn. Als wordt gekozen voor een oplossing die het instellen van automatische back-ups ondersteunt, hoeft de gebruiker zich minder zorgen te maken over het zelf organiseren van de zaken. Zodra is ingesteld hoe vaak bestanden/mappen moeten worden geback-upt, wordt al het andere voor hem gedaan.

Nuttige back-uptips

Er zijn verschillende manieren om de effectiviteit van uw back-upstrategie te maximaliseren. Onderstaande video van Toshiba zou u daarbij kunnen helpen.

Er moet worden bepaald hoe vaak back-ups nodig zijn. Voor creatieve professionals die voortdurend nieuw materiaal toevoegen aan hun gegevensopslagreserves, of consultants die regelmatig met bedrijfskritische informatie werken, zullen frequente back-ups nodig zijn (om de paar dagen of minimaal wekelijks). Voor studenten met grote onderzoeksprojecten of opdrachten is het ook belangrijk om regelmatig back-ups te maken, zodat vele uren hard werk niet verloren gaan.

Zodra de regelmaat van de back-ups is vastgesteld, moet een schema worden aangehouden. Vaak hebben mensen goede bedoelingen, maar houden ze zich na verloop van tijd niet aan hun geplande back-upactiviteiten. Het is raadzaam om tussen de hoofdback-ups kleinere incrementele back-ups te maken. Hierbij worden alleen de wijzigingen in de gegevens van gebruikers sinds de laatste grootschalige back-up opgeslagen (waardoor het hele proces snel en eenvoudig te voltooien is).

Naast een goed doordachte back-upstrategie moet ook worden nagedacht over gegevensherstel. Als zich een situatie voordoet, is het van het grootste belang te weten hoe gegevens kunnen worden hersteld. Idealiter wordt hier van tevoren over nagedacht, in plaats van zodra er daadwerkelijk gegevensverlies is opgetreden.

Het is belangrijk om te beseffen dat het hebben van al uw gegevens op één plaats deze zeer kwetsbaar maakt. Als er brand, overstroming of inbraak plaatsvindt, kunnen zelfs als de gegevens zijn gedupliceerd en op twee verschillende apparaten zijn geplaatst, beide tegelijkertijd verloren gaan. Daarom is een back-up op een extra locatie ook van vitaal belang. Vaak moeten de gegevens lokaal worden opgeslagen, bijvoorbeeld op een Canvio HDD, en ook in de cloud.

De organisatoren van World Backup Day en het technische team van Toshiba zijn grote voorstanders van een 3-2-1 back-upsysteem. Voor een maximale effectiviteit moeten gegevens op drie verschillende plaatsen worden opgeslagen, op twee verschillende soorten opslagmedia en met één kopie op een externe locatie (meestal in de cloud).

Voordat u een grootschalige back-up maakt, is het verstandig om uw opgeslagen gegevens op te schonen. Documenten en apps die niet langer relevant zijn, moeten worden verwijderd, evenals tijdelijke bestanden en cookies die alleen maar onnodig ruimte innemen. Dit versnelt de back-upprocedures en maakt opslagcapaciteit beschikbaar voor toekomstige behoeften.

Conclusie

Niemand kan het zich veroorloven de gevolgen van het niet maken van back-ups te negeren. Toshiba biedt niet alleen geavanceerde oplossingen voor gegevensopslag, maar geeft gebruikers ook graag deskundig advies over het verbeteren van het back-upgedrag en het herstellen van gegevens.

Dit artikel is geschreven door Irina Chan, Specialist Product Marketing Management bij Toshiba Electronics Europe GmbH en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.