Softwareselectie: luister naar je collega’s
Er is een heel ruim aanbod aan informatie over software voor commercieel beheer: in magazines, bij organisaties als Unizo en KMO-IT, bij commerciële dienstverleners, zelfstandige consultants, accountants, revisoren, collega’s, enzovoort. De vraagt blijft echter vaak hoe je al die informatie moet interpreteren. Welke informatie is betrouwbaar? Alex Dossche van DBFACTw licht toe.
Laat ons ervan uitgaan dat objectieve informatie afkomstig is van organisaties of collega’s die geen commercieel belang hebben bij het advies dat zij jou verstrekken. Moet je informatie krijgen van een consultant die tegelijk ook distributeur en implementator van de softwareoplossing is, dan kan je moeilijk verwachten dat hij jou objectief advies verleent – ook al beweert hij wellicht van wel.
Wat met het advies van collega-bedrijfsleiders? Hun advies is wellicht objectief, maar gaat uit van hun eigen ervaringen en hun specifieke bedrijfssituatie. Baseer je daarom bij voorkeur op ervaringen en verhalen van implementaties die al een bepaalde graad van rijpheid hebben. Een bedrijf dat in volle overgang is of nog maar net is opgestart is, biedt wellicht niet de meest objectieve referentie. Informeer je dus best bij bedrijven die al enkele jaren ervaring hebben.
Concrete vragen
Stel je collega’s concrete vragen over het softwareproject. Vraag hen hoe zij terugkijken op de periode waarin het softwarepakket werd geïmplementeerd, hoe zij vandaag hun verhouding zien met hun leverancier, op welke manier de leverancier hen heeft opgevolgd, hoe het gesteld is met het verloop van personeel bij de leverancier, of ze met dezelfde leverancier nog verder zaken doen, in welke mate de leverancier bereid was mee na te denken over de best passende oplossing en of de leverancier bereid was het programma aan te passen, hoe de problemen aan de helpdesk worden aangepakt en of het project uiteindelijk wel verantwoord was – namelijk of het voor een aantoonbare return heeft gezorgd.
Spreek je op een event een collega-bedrijfsleider aan over zijn ervaringen met bedrijfsbrede software, dan krijg je wellicht twee mogelijke reacties. De bedrijfsleider brengt een geanimeerd verhaal over zijn ervaringen, waarmee hij aangeeft dat hij van nabij betrokken was bij de selectie en de implementatie. Of er volgt een onduidelijk en verward relaas met allerlei moeilijke termen. Die collega was wellicht niet echt met het project begaan. Wellicht krijg je ook twee soorten verhalen te horen: een verhaal over een lijdensweg met verloren
orders, ontevreden klanten, onvolledige functionaliteit, oplopende kosten en een ondermaats presterende leverancier, of een verhaal over een arbeidsintensieve doorstart, een mentaliteitsverandering in het bedrijf, aanpassingsproblemen bij medewerkers, onverwacht maatwerk en fouten.
Schokgolf
Mijn voorkeur gaat uit naar het tweede type verhaal. Wat je collega’s ook vertellen, de implementatie van een bedrijfsbreed softwarepakket brengt in de organisatie altijd een schokgolf met zich mee. Als je weet dat er een grote golf op je afkomt en je kan je schrap zetten, dan is het effect vaak al een stuk minder nefast. Het feit dat een collega nogal wat ingrijpende veranderingen heeft zien gebeuren in zijn organisatie is niet onmiddellijk een negatief gegeven. De stroefheid en de onwil van een kandidaat-softwareleverancier om mee te denken en resultaatgericht te werken, is dat wel. Luister daarom heel aandachtig naar de ervaringen van je collega’s. Zij bieden je de beste garantie op een objectief verhaal. Maar blijf kritisch bij de beoordeling van hun verhaal. Noteer hun opmerkingen, zodat je die later kunt voorleggen aan de kandidaat-leverancier.
