Frameworks en best practices

De IT-afdeling heeft jarenlang geworsteld met haar eigen imago. Een van de manieren om dit imago te verbeteren is het gebruik van best practices en governance frameworks. De bekendste in het rijtje zijn:

• ITIL: een verzameling best practices voor zowat alle handelingen in een IT-afdeling
• Cobit: een meetinstrument om na te gaan of de IT-afdeling haar objectieven heeft gerealiseerd
• Prince II en PMBOK, twee frameworks voor projectbeheer
• ISO: de universeel bekende maar pas recent in de IT-wereld opgedoken standaard

Met ISO als voorbeeld wordt meteen duidelijk wat de twee belangrijkste redenen zijn voor IT-afdelingen om best practices en frameworks in te voeren.

Zelfdiscipline
Eén: de afdeling wordt geprofessionaliseerd doordat ze zichzelf een werkwijze oplegt die ze steeds herhaalt en dus voorspelbaar (lees: betrouwbaar) wordt ,en die gebaseerd is op ‘best practices’. Dus het beste wat men in bedrijven wereldwijd kan vinden.

Met andere tools kan men dan weer nagaan of deze steeds herhaalde werkwijze ook leidt tot de beoogde resultaten, een belangrijk detail. Dat is eigenlijk geen overbodige luxe, meent ook Paul Poelmans, director solutions and technology bij Sogeti.

“De wereld en de verschillende oplossingen zijn er alleen maar complexer op geworden en een houvast of strcutuur vinden om binnen te werken, aangevuld met het feit dat de terminologie op dat moment ook uniform wordt, maakt het leven in IT makkelijker.”

Professioneel
Twee: door gebruik te maken van deze hulpmiddelen toont de IT-afdeling ook aan de buitenwereld dat ze geprofessionaliseerd is. Gedaan met de hocus pocus en ivoren toren beeldspraken die de IT-afdeling vroeger omringden. Voortaan is IT een zakelijk, nuchter, meetbaar werkende instantie die volgens de hoogst mogelijke standaarden handelt.

De status die de IT-afdeling zo hoopt te bereiken, is vergelijkbaar met de ISO-certificatie voor een bedrijf: een kwaliteitslabel dat aan de buitenwereld bewijst dat het goed werken is met deze mensen. En van buitenwereld gesproken: ook externe bedrijven beginnen steeds vaker te eisen dat de IT-afdeling gebruikmaakt van die frameworks of best practices.

“Je ziet steeds vaker bij bedrijven externe auditors opdagen die komen doorlichten of de IT-afdeling handelt volgens ITIL, Prince2 of een gelijkaardige methode”, vertelt Bart Naessens, bestuurder van IT-dienstenleverancier Orbid. “Zij doen dat vaak in opdracht van een potentiële klant van dat bedrijf. En wanneer het resultaat negatief is, gaat de deal gewoonweg niet door.”

ITIL v3
Het hoeft dan ook niemand te verbazen dat de adoptie van ITIL en Cobit de voorbije jaren gestaag is gegroeid. Opvallend genoeg zijn er relatief weinig nieuwe frameworks of best practices bijgekomen. Maar de bestaande zijn de voorbije jaren wel veel gerijpt. ITIL bijvoorbeeld is sinds 2007 aan versie drie toe, en dit is meer dan een update geworden.

”Op het operationele niveau herneemt versie drie zowat alles van versie twee”, licht Eddy Peters, ITIL-specialist bij CTG toe. “Maar daarbovenop is de focus veel meer op de dienstverlenende functie van de IT-afdeling komen liggen. Het illustreert ook de veranderde verwachtingen tegenover de IT-afdeling: je moet niet alleen goed kunnen programmeren, je moet ook kunnen communiceren en je engageren.”

Dat het de stichters van de ITIL-libraries en concepten – het Britse Office of Government commerce (OGC) – menens is met deze versie drie, bewijst hun aankondiging dat vanaf 2009 versie twee officieel werd stopgezet, en er dus bijvoorbeeld ook geen trainingen meer worden voorzien voor de vorige versie. Wie ITIL wil leren, moet en zal de servicefocus van versie 3 erbij nemen.

Maar Eddy Peters relativeert de noodzaak van versie drie: “als je IT-organisatie goed werkt met versie twee, zonder klachten van de business, hoef je niet per se dat serviceconcept van deze nieuwe versie erbij te sleuren.”

Cobit updatet
Ook Cobit is in 2007 naar een hogere versie geschakeld, meer bepaald naar versie 4.1. Opvallend is dat in deze versie het Cobitraamwerk, dat vooral wordt geïdentificeerd met controleobjectieven, nu ook een veel explicietere link wordt gelegd met de processen die worden gebruikt om deze doelen te bereiken.

“ITIL en Cobit zijn beter complementair geworden en meer naar elkaar toegegroeid in hun laatste versie”, merken Frank Stevens, Wim Van Grembergen en Steven De Haes van de managementschool UAMS in hun vergelijkend onderzoek naar beide raamwerken op.

Dat kadert perfect in de visie van frameworkspecialisten die verwachten dat op termijn meerdere raamwerken in elkaar zullen opgaan of samen worden opgeslorpt door een soort megaframework.

Maar de eventuele komst van een megaconstructie die alle frameworks en best practices omvat, is zeker nog niet voor morgen. En zelfs als die er ooit komt, hoeft het nog niet af te schrikken: in tegenstelling tot vroeger geloven de IT-afdelingen en –dienstverleners allang niet meer in de noodzaak om bijvoorbeeld ITIL van het eerste boek tot het laatste rigoureus te volgen.

“Je moet de goeie elementen eruithalen: het is een ondersteuning voor wat je doet, en mag geen obstakel worden”, aldus Bruno Lefever, teammanager bij AE. “Enkel de top 20 van Belgische bedrijven volgt de raamwerken en best practices volledig volgens de letter”, vervolgt Bart Naessens. “Maar zelfs slechts een tiende doen van wat er geschreven staat, is beter dan niets doen."

"Bovendien geldt ook hier de fameuze 80/20-regel: tachtig procent van de voordelen kun je bereiken door slechts twintig procent van de voorschriften te volgen.”

Vrijheid en flexibiliteit
Een pragmatische aanpak dus, die nog verder wordt geïllustreerd door de vaststelling dat vele dienstenleveranciers hun eigen framework hebben opgesteld, al dan niet geïnspireerd door de grote namen.

Bart Ballegeer, algemeen directeur van Silicon Group hierover: “Wij bieden ons framework aan als een menu waaruit de klant à la carte kan kiezen, afhankelijk van hoeveel waarde hij hecht aan bijvoorbeeld beschikbaarheid van de infrastructuur.”

Hoe hoger de vereisten, hoe meer items van het menu ze kiezen, en hoe hoger de prijs. Of hoe men zelfs met iets rigoureus als een raamwerk toch best flexibel kan omgaan.