Vier succesfactoren voor je IT-project

Uit onderzoek blijkt dat twee op de drie IT-projecten falen. Het project blijft niet binnen budget, het resultaat is ontoereikend of de opdrachtgever is ontevreden. Hoe komt het dat anno 2012 nog zoveel IT-projecten de mist ingaan? En wat kun je eraan doen?

Het gemiddelde percentage van 30 procent van succesvolle IT-projecten komt van de grotere onderzoekbureaus, zoals Gartner, Forrester Research en AMR Research.

“Met een succesvol project bedoelen we een project waarvan alle doelstellingen bereikt worden. Gegeven de dubieuze historie van IT-projecten wordt een IT-project soms als succesvol betiteld wanneer er überhaupt iets werkend wordt opgeleverd”, vertelt Gerard van de Looi, medeauteur van het boek ‘100% succesvolle IT-projecten’. “We benaderen het dus vanuit het oogpunt van de opdrachtgever.”

De problemen bij IT-projecten zijn talrijk. Soms zijn de projectdoelstellingen niet afgestemd op de achterliggende bedrijfsdoelstellingen. Soms levert outsourcing naar lageloonlanden meer problemen op dan verwacht. Af en toe kan of wil het project niet aansluiten op de bedrijfsbrede ondernemingsarchitectuur. En soms is simpelweg het verwachtingspatroon van de opdrachtgever onrealistisch.

1. Voetbal
De oorzaken van problemen lijken dus erg divers. Maar uit de analyse van van de Looi blijkt dat vrijwel alle problemen die zich voordoen bij falende IT-projecten, globaal door vier elementen worden veroorzaakt. Een eerste dimensie is het zogenaamde gemeenschappelijke doel.

Van de Looi vergelijkt het met een voetbalelftal. “Het gemeenschappelijk doel van zo’n elftal is om meer doelpunten te maken dan de tegenstander. Dus een verdediger die alleen maar verdedigt is aardig, maar niet voldoende. Hij zal ook moeten bijdragen aan het scorend vermogen van de spitsen. Andersom is ook een spits die enkel probeert te scoren niet echt effectief.”

Kortom: iedereen in een projectteam heeft zijn eigen belang en verantwoordelijkheid, maar ze moeten wel allemaal het gemeenschappelijk doel nastreven om succesvol te kunnen zijn. Het gebrek aan of onvoldoende besef van een project kan namelijk een belangrijke bron zijn van verkeerde beslissingen.

IT-architecten mogen bijvoorbeeld niet uitsluitend op basis van puur technische gronden architectuurbeslissingen nemen, zonder de achterliggende bedrijfsbeslissingen in acht te nemen.

2. Timmerfabriek
Een tweede belangrijke oorzaak van het falen van IT-projecten is het ontbreken van het juiste gereedschap. Grote IT-dienstverleners en -afdelingen hanteren vaak een standaardaanpak voor alle projecten, groot, klein, lang- of kortlopend. Terwijl een ‘fabrieksmatige’ aanpak van IT-projecten niet altijd even optimaal werkt.

Soms is het zelfs de oorzaak van een falend project. “Vergelijk het met een schrijnwerkerij waar als gereedschap uitsluitend met hamers wordt gewerkt. Je kan er met je hamer wel een schroef inrammen, maar op lange termijn is het geen goede oplossing”, aldus de auteur.

“In IT-projecten zien we helaas vaak de timmerfabriek terug, met alleen maar hamers, liefst zo groot mogelijk. Maar in een klein, kortlopend project heeft het geen zin om bijvoorbeeld de complete Prince2-standaard papierwinkel te gaan opzetten. Tegen de tijd dat de volledige methode is opgezet, is het budget opgesoupeerd.”

Kortom, er moet per project bekeken worden welke aanpak het meest geschikt is voor het type probleem dat moet opgelost worden.

3. Amerikaanse toestanden
Bij flink wat IT-projecten is het gebruikelijk om vooraf uitgebreide contracten op te stellen met behulp van juristen, met afspraken over doelen en reikwijdte. “Nu zijn juristen meestal heel slim, maar ze hebben weinig inhoudelijke kennis van de problematiek van IT-projecten”, oppert van de Looi.

Resultaat is vaak dat de risico’s contractueel bij de opdrachtnemer worden gelegd, of bij de partij met de zwakste jurist. Het project moet liefst tegen een vaste prijs (liefst zo laag mogelijk) opgeleverd worden, en met een vaste datum van oplevering. Van samenwerking is nauwelijks sprake, wat de derde oorzaak is van falen.

Je kunt de situatie vergelijken met de voorverkiezingen voor de Amerikaanse presidentskandidaten. Tijdens die voorverkiezingen besmeuren de kandidaten mekaar zo veel mogelijk, wat een partij eerder uit mekaar drijft dan coherenter maakt. De samenwerking tussen opdrachtgever en -nemer veroorzaakt in een IT-project de meest risicovolle problemen, al is een goede samenwerking tussen alle projectleden van cruciaal belang.

4. Iedereen wil complex
De vierde oorzaak van falende projecten is dat men in IT met z’n allen de neiging heeft om zaken onnodig complex te maken. Soms is de organisatie of de oplossing complex, of het projectteam en de functionele wensen te groot. IT is van nature soms al complex. Bovendien wordt bij het bedenken van niet-complexe oplossingen al snel geopperd dat zo’n oplossing te kort door de bocht gaat.

Of dat besluitvormers niet zullen geloven dat een dergelijk simpele manier het complexe probleem prima kan oplossen. “Behalve de sponsor zijn er binnen een project ook maar weinig mensen gebaat bij een zo simpel mogelijke oplossing. Een doorsnee technisch specialist vindt complexe oplossingen een leuke uitdaging.

Een infrastructuurleverancier zal u uit zichzelf geen tips geven om het aantal componenten te beperken. En zelfs de eindgebruiker omarmt complexiteit, zeker als hij de enige blijkt te zijn die het systeem kan bedienen. Wat maakt je nog belangrijker dan dat?”, stelt hij.

Al doen we er allemaal aan mee: “Bijna iedereen typt zijn documenten met Microsoft Word, een softwarepakket met buitengewoon veel functionaliteit en mogelijkheden. In de praktijk gebruikt de gemiddelde kantoorwerker daar nog geen 2 procent van. Maar we zijn wel bereid om voor die overige 98 procent te betalen.”