Te weinig federale IT-raamcontracten volgens Rekenhof
De federale overheidsdiensten of FOD’s maken te weinig gebruik van kadercontracten voor hun IT-uitgaven. De speciaal daarvoor voorziene dienst voor FOD-overschrijdende raamcontracten (FOR) wordt te vaak niet betrokken, waardoor de overheid minder voordelige contracten afsluit met IT-leveranciers.
Dat blijkt uit een rapport van het Rekenhof. Fedict, de federale IT-dienst, vindt raamcontracten niet zaligmakend. Fedict ziet meer heil in een systeem waarbij grote FOD’s hun contracten openstellen voor de kleinere, waardoor die zelf geen aanbestedingsprocedure moeten starten en toch voordelige tarieven krijgen.
Bij gemeenschappelijke aanbestedingen doen vooral de kleinere FOD’s het grootste voordeel. De grotere FOD’s zouden er minder profijt uit halen. In sommige gevallen krijgen de groten zelfs betere prijzen als ze niet werken met de gemeenschappelijke raamcontracten van FOR. Zo heeft Buitenlandse zaken een voordeligere Windows-licentie dan die in het FOR-raamcontract,omdat ze een exclusiviteitsclausule in het contract opnamen. Bij gemeenschappelijke raamcontracten via FOR, mag zo’n belofte van exclusiviteit niet.
Dat de grote overheidsdiensten niet meedoen met de FOD-overschrijdende raamcontracten (FOR) heeft volgens het rekenhof een weerslag op de voordeligheid van de raamcontracten. Al is niet bekend hoe groot die weerslag is. Het rekenhof neemt als voorbeeld het gsm-contract van Binnenlandse Zaken. Die FOD heeft – ondanks een bestaand raamcontract van FOR- een eigen aanbesteding gehouden. Het bedongen contract is opengesteld voor de andere overheidsdiensten. Het is niet duidelijk hoeveel omzet FOR daarmee misloopt.
Kortingen tot 42 procent met FOR
Volgens berekeningen van het Rekenhof is FOR in staat grote kortingen los te krijgen bij raamcontracten. Op draagbare pc’s is het voordeel 40 procent, voor printers 23 en voor Microsoft-licenties 18 procent. Mobiele telefonie spant de kroon met een korting van 42 procent. Voor die cijfers baseerde het Rekenhof zich op het verschil tussen de bedongen prijs en de officiële.
Het aandeel van pc-aankopen in de totale omzet van FOR is sinds 2003 ongeveer hetzelfde gebleven, zo’n 6 procent. Het aandeel van Microsoft-licenties is lichtjes gedaald van 6 naar 4 procent. Communicatie heeft een spectaculaire groei gemaakt van 5 procent naar 11.
Uit klantenonderzoek van de FOD-overschrijdende raamcontracten blijkt dat 80 procent van de respondenten tevreden is met de prestaties van FOR. De klanten konden ook suggesties doen voor een uitbreiding van de diensten. Daaruit bleek dat IT, soft- en hardware en printers het meest gevraagd waren, gevolgd door vaste en mobiele telefonie.
In haar rapport legt het Rekenhof ook het grootste pijnpunt van FOR bloot: een tekort aan personeel en dan vooral technische specialisten. “FOR beschikte niet over voldoende technisch personeel. Medewerking van technici […] via directe contacten met de FOD’s voor de samenstelling van evaluatiecommissies om offertes te beoordelen, verliep moeizaam.”
Fedict: “Liever dat FOD’s hun contract openstellen”
Toch is volgens Fedict de zin van een raamcontract beperkt. Yves Vanderauwera, de directeur shared services van Fedict, omschrijft het probleem: “Vaak is het zo dat raamcontracten heel specifiek zijn en niet beantwoorden aan onze behoefte. Maar ik kan die specifieke eisen begrijpen. Iedereen probeert uniformiteit te behouden in zijn eigen IT-omgeving. Verschillende soorten pc’s op één FOD zouden immers betekenen dat er meer moeite kruipt in onderhoud en beheer. Men moet verschillende images beheren, met verschillende drivers.”
“Ook voor servercontracten is het moeilijk om FOR te gebruiken,” zegt Vanderauwera, “daarom adviseren we dat iedereen die een openbare aanbesteding doet, die ook open stelt voor andere FOD’s. Wij doen dat ook met Fedict. Als wij een contract bedingen, zorgen we ervoor dat dezelfde voorwaarden ook kunnen gelden voor andere FOD’s. Je kan die aanpak eigenlijk ook beschouwen als raamcontracten.”
Toch hebben raamcontracten hun nut volgens Vanderauwera. “Voor kleine eenheden en organisaties zou ik de raamcontracten van FOR aanraden als alternatief in plaats zelf te onderhandelen. De studiefase en onderhandelingen vragen immers ook tijd en inspanning. Voor kleine organisaties is het makkelijker en sneller om geen te zware procedure te starten,” klinkt het bij Fedict.
Toch hebben de raamcontracten hun nut voor de grotere FOD’s. “Wij gebruiken bijvoorbeeld raamcontracten voor mobiele telefonie. Dat is zo’n gemeengoed dat we gewoon volgen wat er in het raamcontract staat,” aldus Vanderauwera.
