Desktopvirtualisatie: betrek de eindgebruiker

Wanneer je bedrijf aan desktopvirtualisatie doet, komt er veel meer bij kijken dan de technische implementatie. De mensen die het gebruiken moeten het ook echt willen.

Betty Junod, verantwoordelijke voor enterprise-desktops bij VMware, legt op de beurs VMworld in Kopenhagen uit hoe je met succes de overstap naar desktopvirtualisatie maakt. Haar tips lijken soms voor de hand liggend, maar worden vaak over het hoofd gezien.

In principe komt het neer op drie stappen: solution assessment (de problemen omschrijven), een proefproject opzetten en die pilot in praktijk brengen voor de rest van het bedrijf.

Junod legt uit dat desktopvirtualisatie vaak geen doel op zich is, maar wel gebeurt om bepaalde processen binnen het bedrijf te verbeteren. Als er naar virtualisatie wordt gekeken, moet er in eerste instantie worden gekeken wat je beginpunt is. Hoe werken dingen nu en met welke middelen?

Voor dat laatste wordt een banaal maar niet onbelangrijk voorbeeld gegeven: hoe is het gesteld met de internetverbinding van je verschillende bedrijfspanden, of van de werknemers die thuiswerken? Want een virtuele desktop zal niet werken als de verbinding te traag is.

De problemen omschrijven kan vaak vrij eenvoudig. Moeten gebruikers dezelfde toegang krijgen vanaf een iPad of een ander toestel? Moet de virtuele desktop worden gebruikt voor de eigen werknemers, of bijvoorbeeld ook voor externe medewerkers die via outsourcing in de bedrijfsomgeving terechtkomen?

Communiceren
Een item dat in de hele presentatie van Junod terugkomt is communicatie, en dan specifiek tussen de IT-afdeling en de eindgebruikers en het management. Zo is het zeer nuttig dat mensen van de IT-afdeling de rest van het bedrijf inlichten over wat desktopvirtualisatie is, en waarom het nuttig kan zijn.

Verder moet de IT-afdeling ook afstappen van het idee dat hun gebruikers één machine gebruiken en dat het gebruik binnen het bedrijf identiek blijft. “Zij weten wat er wordt uitgerold, maar als het eenmaal op de werkvloer is veranderen de dingen”, zegt Junod. “Als gebruikers nog steeds beheerdersrechten hebben, dan heb je plots duizenden verschillende versies.”

Mede daarom moet het gebruiksprofiel worden geëvalueerd voordat er wordt gevirtualiseerd. Hetzelfde geldt voor de toepassingen. Kan een applicatie efficiënter zijn als een service (SaaS)?

Het pilotproject
Als je desktopvirtualisatie wil uitrollen naar een testgroep, dan moet die test goed omschreven zijn. VMware raadt aan om ongeveer twintig procent van het totale aantal eindgebruikers te betrekken, al blijft het beter beperkt tot minder dan tweehonderd gebruikers.

“Gebruik hiervoor de echte gebruikers, niet gewoon de IT"ers binnen het bedrijf”, nuanceert Junod. Vaak loopt het pilotproject goed, maar de echte uitrol niet omdat je dan bij de mensen komt die technisch minder onderlegd zijn. “Je moet er zeker van zijn dat je de echte eindgebruikers betrekt. Jouw perceptie kan anders zijn dan die van hen.” Daarbij hamert Junod op voortdurend monitoren en bijsturen.

Aandachtspunten
Elke desktopvirtualisatie is anders naargelang de omgeving en gebruikers. Maar er zijn wel aandachtspunten waar elk bedrijf op moet letten.

Let op je IT-infrastructuur. Niet alleen de terabytes in je datacenter, maar ook de prestaties op piekmomenten. Wat gebeurt er als iedereen aan het begin van de werkdag zijn virtuele desktop opstart?

Netwerk: waar starten mensen hun virtuele desktop? Op het hoofdkwartier, thuis, onderweg via een 3G-verbinding? Zelfs binnen het bedrijf is het belangrijk om genoeg accesspoints te hebben om de drukte van piekmomenten op te vangen.

Overtuigen en helpen
De eindgebruikers informeren is een eerste stap. Maar ze moeten ook bereid zijn om mee te stappen in het virtualisatieverhaal. Daarom raadt Junod aan om testgebruikers uit de proef mee aan de kar te laten trekken.

Als de volledige uitrol er komt, kunnen zij "nieuwe" gebruikers bijstaan met eerstelijnshulp, of hen net beter laten inzien waarom desktopvirtualisatie belangrijk is. Dat moet voorkomen dat de gebruikers het hele project gaan negeren, of zelfs gaan rebelleren tegen nieuwe technologie.

Als voorbeeld haalt ze een testcase bij een farmaceutisch bedrijf aan. “Iedereen met een c of een v in zijn titel [chief of vicepresident, red] krijgt een iPad en loopt met die gevirtualiseerde desktop rond. Management moet zo het voorbeeld zijn voor de verandering binnen het bedrijf.” Ze doelt daarbij op het gevoel dat werknemers moeten "willen wat hij of zij heeft".

Een ander voorbeeld is dat je werknemers met een virtuele desktop een groter scherm kan geven. Dat moet hen motiveren om over te stappen.

Na de uitrol
Zodra het project wordt uitgerold naar alle gebruikers binnen het bedrijf, moet er opnieuw gecontroleerd worden. Hoe zit het met de loadbalance? Hoe doen de servers het wanneer er plots vijf keer meer gebruikers zijn dan de twintig procent uit het proefproject?

Opnieuw benadrukt Junod daarbij dat gebruikers van dat testproject kunnen worden ingezet als evangelisten. Ze verhelpen negatieve ervaringen van andere gebruikers, en dit alles gebeurt onder "gelijken" in plaats van de gebruiker die moet aankloppen bij de IT-afdeling, die zich zo kan bezighouden met andere zaken dan eerstelijnshulp.